Datenschutzerklärung DWIH-Netzwerktag Berlin 2024

Datenschutzhinweise für Veranstaltungen

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserer Veranstaltung “DWIH-Netzwerktag in München”. Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und deren vertrauliche Behandlung sehr ernst. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen des Datenschutzrechts, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend „DSGVO“). Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und über Ihre Datenschutzrechte im Rahmen unserer Veranstaltung.

1. Für die Datenverarbeitung Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter; Kontakt

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutzgesetze ist:

Deutscher Akademischer Austauschdienst e.V.
Kennedyallee 50
53175 Bonn (Deutschland)
E-Mail: datenschutz@daad.de

Sollten Sie Fragen oder Anregungen zum Datenschutz haben, können Sie sich gerne an uns wenden.

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:

Herr Dr. Gregor Scheja
Scheja & Partners GmbH & Co. KG
Adenauerallee 136
53113 Bonn (Deutschland)
SSL-verschlüsseltes Kontaktformular: http://www.scheja-partner.de/kontakt/kontakt.html

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Nachfolgend erhalten Sie einen Überblick über Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung im
Rahmen unserer Veranstaltung.

2.1 Vorbereitung und Durchführung unserer Veranstaltung

2.1.1. Pflichtangaben

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Ihnen, wenn dies für die Vorbereitung und Durchführung Ihrer Teilnahme an unserer Veranstaltung erforderlich ist. Die Zwecke umfassen insbesondere

  • Registrierung von Anmeldungen;
  • Durchführung der Veranstaltung,
  • Einlass zum Veranstaltungsort

Bei der Anmeldung für unsere Veranstaltung werden folgende Pflichtangaben, die mit einem “*” gekennzeichnet sind, abgefragt: Anrede, Vorname, Nachname, Hochschule/Institution, Funktion, E-Mail-Adresse, Teilnahme am Mittagsimbiss. Ohne die Angabe dieser Pflichtdaten ist eine Anmeldung nicht möglich. Die Verarbeitung erfolgt auf Basis des Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO.

2.1.2. Freiwillige Angaben

Im Rahmen Ihrer Anmeldung haben Sie zudem die Möglichkeit, freiwillige weitere Angaben zu machen: Interesse an Themen und/oder Standorten sowie weitere Anmerkungen. Bitte beachten Sie, dass diese Angaben für eine Anmeldung nicht erforderlich sind und Sie allein entscheiden, ob Sie uns diese Daten mitteilen möchten.

Damit wir im Rahmen Ihrer Anmeldung besondere Wünsche berücksichtigen können, ist ggf. Ihre Einwilligung in die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten erforderlich. Dies betrifft insbesondere Daten zu eingeschränkter Mobilität oder gesundheitsbedingten Anforderungen an die bereitgestellte Verpflegung. Sollten Sie eine Einwilligung für bestimmte Zwecke erteilt haben, so ergeben sich die Zwecke aus dem jeweils abgegebenen Inhalt dieser Einwilligung.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) DSGVO oder des Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a) DSGVO. In Fällen, in denen Sie hierfür Daten bereitstellen müssen, weisen wir ausdrücklich darauf hin. Ohne die Bereitstellung könnten wir Ihrem von der Einwilligung umfassten Wunsch nicht nachkommen. Eine Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.
Wir löschen die Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind oder Sie die Einwilligung widerrufen haben und keine anderweitige Rechtsgrundlage eingreift. Falls Letzteres zutrifft, löschen wir die Daten nach Wegfall der anderen Rechtsgrundlage.

2.2 Aufnahme und Veröffentlichung von Bild- und Tonmaterial

2.2.1. Zwecke

Im Rahmen unserer Veranstaltung verarbeiten wir Bild- und/oder Tonmaterial, um dieses innerhalb des DAAD und/oder gegenüber Dritten zugänglich zu machen.

Das Bild- und/oder Tonmaterial, auf dem Sie erkennbar zu sehen und/oder zu hören sind, wird für folgende
Zwecke verarbeitet:

  • Berichterstattung über unsere Veranstaltung
  • Weitergabe des Bild- und/oder Tonmaterials an Geldgeber/Kooperationspartner des DAAD für deren Öffentlichkeitsarbeit
  • Öffentlichkeitsarbeit des DAAD und seiner Kooperationspartner

Sofern die vorgenannten Zwecke eine Veröffentlichung des Bild- und Tonmaterials erfordern, kann diese bei Vorliegen einer entsprechenden Rechtsgrundlage in den folgenden Medien erfolgen:

  • Website des DAAD
  • DAAD-Intranet
  • DAAD-Auftritte in sozialen Netzwerken (z. B. Facebook, Instagram) und bei Videodiensten (z. B. YouTube)
  • Auftritte der DAAD-Geldgeber/Kooperationspartner in sozialen Netzwerken (z. B. Facebook, Instagram) und bei Videodiensten (z. B. YouTube)
  • Printmedien des DAAD (z.B. DAAD-Jahresbericht)
  • Öffentlichkeitsarbeit und Berichtslegung der Kooperationspartner der Veranstaltung

Weitere Einzelheiten zu den Zwecken ergeben sich ggf. aus den jeweiligen Vertragsunterlagen oder aus dem Inhalt der ggf. abgegebenen Einwilligungserklärung.

2.2.2. Rechtsgrundlagen

a. Datenverarbeitung zu Zwecken der Vertragserfüllung

Sofern die Verarbeitung von Bild- und/oder Tonmaterial für die Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, erfolgt die Datenverarbeitung auf Basis des Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO.

b. Begründung und/oder Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses

Sofern die Verarbeitung von Bild- und/oder Tonmaterial für die Begründung und/oder Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist, erfolgt die Datenverarbeitung auf Basis des Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 BDSG.

c. Einwilligung

Sofern wir Bild- und/oder Tonmaterial auf Grundlage einer von Ihnen abgegebenen Einwilligungserklärung verarbeiten, erfolgt dies auf Basis des Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) DSGVO.

Sofern wir zielgerichtet besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeiten, erfolgt dies ausschließlich auf Basis Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a) DSGVO).

Eine Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Beachten Sie dabei aber bitte, dass dieser Widerruf nur Wirkung für die Zukunft entfaltet, also die Rechtmäßigkeit, der bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bereits auf Basis Ihrer Einwilligung erfolgten Verarbeitung der Daten durch den Widerruf nicht berührt wird.

d. Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Bild- und/oder Tonmaterial auf dem Sie zusehen und/oder erkennbar zu hören sind zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter. Die Datenverarbeitung erfolgt hierbei auf der Basis des Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO.

Wir verarbeiten das Material nur dann, wenn wir nach Abwägung der beteiligten Interessen davon ausgehen, dass die Interessen des DAAD an der Verarbeitung des Bild- und /oder Tonmaterial überwiegen. Die berechtigten Interessen liegen hierbei in den unter Ziff. 2 genannten Zwecken.

3. Empfänger personenbezogener Daten

Interne Empfänger: Innerhalb des DAAD haben nur diejenigen Personen Zugriff, die diesen für die unter Ziffer 2. genannten Zwecke benötigen.

Externe Empfänger: Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur dann an externe Empfänger außerhalb des DAAD weiter, wenn dies zur Erreichung der unter Ziff. 2 beschriebenen Zwecke erforderlich ist, eine andere gesetzliche Erlaubnis besteht oder uns hierfür Ihre Einwilligung vorliegt. Externe Empfänger können sein:

a) Private Stellen

  • Händler, Kooperationspartner oder Hilfspersonen des DAAD, an die Daten zur Durchführung unserer Veranstaltung auf Basis einer Einwilligung oder einer anderen Rechtsgrundlage übermittelt werden.
  • Plattformbetreiber der eingesetzten sozialen Netzwerke oder Videodienste (regelmäßig Facebook, YouTube, Twitter, Instagram.)
  • Kooperationspartner des DAAD
  • Anbieter und Nutzer der vorgenannten Plattformen (weltweite Öffentlichkeit)

b) Auftragsverarbeiter

Externe Dienstleister, die wir für die Erbringung von Services einsetzen, beispielsweise in den Bereichen der technischen Infrastruktur und Wartung für das Angebot der Anmeldeplattform. Diese Auftragsverarbeiter werden von uns sorgfältig ausgewählt und regelmäßig überprüft, um sicherzugehen, dass Ihre Privatsphäre gewahrt bleibt. Die Dienstleister dürfen die Daten ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken verwenden.

c) öffentliche Stellen

Behörden und staatliche Institutionen, wie z.B. Staatsanwaltschaften, Gerichte oder Finanzbehörden, an
die wir ggf. aus gesetzlich zwingenden Gründen personenbezogene Daten übermitteln müssen. Dazu zählen auch die Geldgeber des DAAD, die im Rahmen ihrer Öffentlichkeitsarbeit ein Interesse an den Daten des DAAD haben.

4. Datenverarbeitung in Drittländern

Findet eine Datenübermittlung an Stellen statt, deren Sitz oder deren Ort der Datenverarbeitung nicht in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gelegen ist, stellen wir vor der Weitergabe sicher, dass außerhalb von gesetzlich erlaubten Ausnahmefällen beim Empfänger entweder ein angemessenes Datenschutzniveau besteht (z. B. durch ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, durch geeignete Garantien wie die Vereinbarung sogenannter EU-Standardvertragsklauseln der Europäischen Union mit dem Empfänger) bzw. Ihre hinreichende Einwilligung vorliegt. Sie können bei uns eine Übersicht über die Empfänger in Drittstaaten und eine Kopie der konkret vereinbarten Regelungen zur Sicherstellung des
angemessenen Datenschutzniveaus erhalten. Bitte nutzen Sie hierfür die Angaben unter Ziffer 1.

5. Automatisierte Einzelentscheidung einschließlich Profiling

Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 der DS-GVO finden nicht statt.

6. Speicherdauer

Wir löschen die Daten, wenn es für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich ist oder Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben und keine anderweitigen Rechtsgrundlagen für eine fortwährende Verarbeitung, insbesondere gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsfristen, eingreifen.

7. Betroffenenrechte

Als von der Datenverarbeitung betroffene Person stehen Ihnen zahlreiche Rechte zur Verfügung. Im
Einzelnen:
Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu
erhalten.
Berichtigungs- und Löschungsrecht: Sie können von uns die Berichtigung falscher Daten und – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind – Löschung Ihrer Daten verlangen.
Einschränkung der Verarbeitung: Sie können von uns – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind – verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken.
Datenübertragbarkeit: Sollten Sie uns Daten auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, so können Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen verlangen, dass Sie die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder dass wir diese an einen anderen Verantwortlichen übermitteln.

Widerspruch gegen Datenverarbeitung bei Rechtsgrundlage „berechtigtes Interesse“: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Datenverarbeitung durch uns zu widersprechen, soweit diese auf der Rechtsgrundlage „berechtigtes Interesse“ beruht. Sofern Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, werden wir die Verarbeitung Ihrer Daten einstellen,
es sei denn wir können – gemäß den gesetzlichen Vorgaben – zwingende schutzwürdige Gründe für die Weiterverarbeitung nachweisen, welche Ihre Rechte überwiegen.

Widerruf der Einwilligung: Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde: Sie können zudem eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen, wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen
geltendes Recht verstößt. Sie können sich hierzu an die Datenschutzbehörde wenden, die für Ihren Wohnort bzw. Ihr Land zuständig ist oder an die für uns zuständige Datenschutzbehörde.

Ihr Kontakt zu uns und die Ausübung Ihrer Rechte: Sie können sich bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, Ihren Betroffenenrechten und einer etwaigen erteilten Einwilligung
unentgeltlich mit uns in Verbindung setzen. Wenden Sie sich zur Ausübung aller Ihrer zuvor genannten Rechte bitte an [datenschutz@daad.de] oder postalisch an die oben unter Ziffer 1. angegebene Anschrift. Bitte stellen Sie dabei sicher, dass uns eine eindeutige Identifizierung Ihrer Person möglich ist. Beim Widerruf einer Einwilligung können Sie auch denjenigen Kontaktweg wählen, den Sie bei der Abgabe der Einwilligung verwendet haben.